5 Kernkompetenzen erfolgreicher Legal Operations Manager

Legal Operations entwickelt sich allmählich zu einer der wichtigsten Disziplinen für Rechtsabteilungen weltweit. Vereinfacht ausgedrückt, umfasst der Begriff „Legal Operations“ alle Aufgaben einer Rechtsabteilung, die nicht das Recht selbst betreffen. Es handelt sich also um einen facettenreichen Bereich mit vielen Rollen und Verantwortlichkeiten, der es den Anwälten ermöglicht, sich auf eine möglichst wertvolle und produktive Rechtsberatung zu konzentrieren.

 

Um die besten Ergebnisse zu erzielen, benötigt ein Legal Operations Team ein breites Spektrum an Fähigkeiten. Glücklicherweise muss der Leiter der Rechtsabteilung nicht in allen diesen Bereichen perfekt sein, da er mitunter ein vielfältiges Team um sich herum aufbauen kann.

 

Nichtsdestotrotz sollte ein erfolgreicher Legal Operations Manager immer bestrebt sein, die Fähigkeiten eines Generalisten zu entwickeln, um die Spezialisten innerhalb des Teams anzuleiten und zu führen. Diejenigen, die über ein Team verfügen, können sich allerdings glücklich schätzen. Die meisten Rechtsabteilungen in Europa werden von einem einzelnen Legal Operations Manager geführt, und es ist umso wichtiger, dass diese Person die erforderlichen Kernkompetenzen entwickelt.

 

Unabhängig davon, ob Sie bereits in diesem Beruf tätig sind oder einen Wechsel in die Rechtsabteilung anstreben, finden Sie hier fünf Kernkompetenzen, über die jeder Legal Operations Manager verfügen oder aktiv daran arbeiten sollte, sie zu verbessern. Insbesondere wenn er in einem „Ein-Mann-Team“ arbeitet.

 

STAKEHOLDER-MANAGEMENT UND KOMMUNIKATION

Ein Legal Operations Manager muss die relevanten Interessengruppen für Projekte definieren und identifizieren, um ihre Bedürfnisse zu verstehen und auf sie einzugehen und gleichzeitig konkurrierende Anforderungen und Prioritäten auszugleichen. Gelegentlich werden die endgültigen Budgetentscheidungen in anderen Abteilungen der Organisation getroffen, so dass eine gute Kommunikation und ein positives Verhältnis zu allen Beteiligten von entscheidender Bedeutung sind.

 

Der Leiter der Rechtsabteilung fungiert als Bindeglied zwischen der Rechtsabteilung und dem Rest des Unternehmens und sorgt dafür, dass die Beteiligten einbezogen und auf dem Laufenden gehalten werden. Dies kann auch bedeuten, dass er die Beteiligten dazu bringt, ein Projekt zu unterstützen, indem er aufzeigt, welchen Nutzen das Projekt für das gesamte Unternehmen hat. Da andere Abteilungen mit den Arbeitsabläufen in der Rechtsabteilung und den sich daraus ergebenden Hindernissen möglicherweise nicht vertraut sind, muss ein Legal Operations Manager in der Lage sein, Projekte und Vorteile so zu erklären, dass sie auch außerhalb des juristischen Silos Sinn machen. Er sollte in der Lage sein, Netzwerke zu knüpfen und mit Personen auf verschiedenen Ebenen des Unternehmens zu kommunizieren.

 

Ben Eason, Leiter der Abteilung Legal Transformation bei Barclays, sagt: „Flexibilität, Austauschbarkeit, Verhandlungsgeschick und der Umgang mit Interessengruppen sind entscheidend. Diese Fähigkeiten sind wohl die wichtigsten für den Erfolg der Rechtsabteilung“.

 

BUDGETIERUNG DER RECHTSABTEILUNG

Ein Leiter der Rechtsabteilung sollte in der Lage sein, das Budget der Rechtsabteilung zu verwalten und zu kalkulieren, auch wenn dies nicht in seinen Zuständigkeitsbereich fällt. Eine verlässliche und stabile Finanzplanung wird der Rechtsabteilung helfen, sich kontinuierlich weiterzuentwickeln.

 

Es sollte sichergestellt werden, dass vergangene und gegenwärtige Budgets bekannt sind, da dies beim Forecasting hilft. Die tatsächliche Vorausplanung ist jedoch am wichtigsten. Die Rechtsabteilung wird immer unter dem Druck stehen, effizienter zu werden, und die Optimierung der Ressourcen ist der Schlüssel zum Erfolg. Ein Teil der Aufgabe wird darin bestehen, neue Kosteneinsparungsmöglichkeiten zu identifizieren. Legal Spend Management Tools können den Überblick über diese Kennzahlen und damit die Entscheidungsfindung erheblich erleichtern.

 

Der Leiter der Rechtsabteilung sollte den Weitblick haben, Budget für ein Projekt zu beschaffen, indem er mit dem/den Budgetinhaber(n) kommuniziert und einen Business Case erstellt, der nicht nur das Beste für die Rechtsabteilung, sondern für die gesamte Organisation darstellt. Dies steht im Zusammenhang mit den Fähigkeiten des Stakeholder-Managements, da der Business Case mit den Zielen des Budgetinhabers abgestimmt werden muss, nicht nur mit denen der Rechtsabteilung.

 

LEGAL TECH KENNTNISSE

Legal Tech spielt eine immer wichtigere Rolle in der Funktion eines Legal Operations Managers, da die Rechtsabteilungen bestrebt sind, agiler, kooperativer und effizienter zu werden.

 

Ein Leiter der Rechtsabteilung muss einen innovativen Ansatz zur Problemlösung haben. Er sollte selbstbewusst bei der Einführung von Technologien sein (oder wissen, wo er sich Hilfe holen kann) und die Fähigkeit besitzen, einen langfristigen Prozess- und Technologieplan zu erstellen und umzusetzen. Die sich schnell entwickelnde Legal Tech Landschaft kann schnell zu Verwirrung führen. Daher ist es wichtig, über die aktuellen Legal Tech Trends und die neuen Marktteilnehmer auf dem Laufenden zu bleiben, um ein Gefühl der Überforderung zu vermeiden. Auf diese Weise kann der Legal Operations Manager auch sicherstellen, dass die Projekte und Pläne den Zielen der Rechtsabteilung entsprechen. Die Fähigkeit, die Relevanz des aktuellen Plans kritisch zu bewerten und bei Bedarf schnell zu reagieren, ist entscheidend.

Da viele Anwälte sich wiederholende und zeitraubende Aufgaben immer noch manuell erledigen, sollte der Legal Operations Manager Lösungen finden, um diese Prozesse zu rationalisieren und/oder zu automatisieren, indem er vorhandene Unternehmenstechnologien nutzt oder spezialisierte Anbieter evaluiert. Ein erfahrener Leiter der Rechtsabteilung weiß, wie er die aktuellen Prozesse abbilden und entscheiden kann, welche Prozesse durch Änderungen verbessert werden können und welche eine technologische Lösung erfordern, und setzt dann entsprechende Prioritäten.


DIENSTLEISTERMANAGEMENT

In einigen Unternehmen verwaltet das Legal Operations Team die Beschaffung externer Rechtsdienstleistungen von Anwaltskanzleien und Anbietern. In vielen Unternehmen werden Kanzleien und Anbieter traditionell durch persönliche Kontakte oder Loyalität ausgewählt, obwohl dieser Status quo jetzt immer häufiger in Frage gestellt wird. Ein erfolgreicher Legal Operations Manager muss diese Denkweise umkehren und sich auf effektivere und transparentere Lösungen für die Abteilung konzentrieren. Anstatt sich auf traditionelle Preis- und Personalmodelle zu einigen, sollte der Leiter der Rechtsabteilung die Aushandlung flexiblerer und transparenterer Preismodelle erleichtern, um positive Anreize zu schaffen. Anreize wie „Mengenrabatte“ ermutigen die Anwälte, mehr Aufträge an eine einzige Kanzlei zu vergeben, um den Rabatt auslösenden Schwellenwert zu erreichen.


Personen, die im Bereich Legal Ops tätig sind, aber keinen juristischen Hintergrund haben, müssen sich mit der Art und Weise vertraut machen, wie juristische Dienstleistungen abgerechnet werden: Tarife, AFAs, LEDES usw. Sie müssen auch mit einem gewissen Maß an Sensibilität an das Dienstleistungsmanagement herantreten, um die internen Rechtsberater zum Umdenken zu bewegen. Rechtsdienstleistungen sind keine Massenware, und es kann schwierig sein, den Mehrwert zu quantifizieren, so dass es nicht nur darum geht, dass der günstigste Anbieter gewinnt. Mit einer strukturierten Ausschreibung kann der Legal Operations Manager beispielsweise wettbewerbsfähige Preise von den Firmen einfordern und gleichzeitig von den Rechtsberatern verlangen, objektiv zu entscheiden, welcher Vorschlag das beste Kosten-Nutzen-Verhältnis aufweist. Ein weiterer Teil der Arbeit in diesem Bereich ist die Verwaltung eines effizienten Onboardings für neue Anbieter oder Firmen. Nach der Auswahl des richtigen Anbieters/der richtigen Firma müssen klare Regeln (z. B. Abrechnungsrichtlinien/ Billing Guidelines) eingeführt werden, um die Leistung der Zusammenarbeit zu messen und ein optimales Preis-Leistungs-Verhältnis zu erzielen. Der Leiter der Rechtsabteilung muss außerdem faire, transparente und datengestützte Leistungsüberprüfungen mit den Anbietern und Firmen ermöglichen.

 

DATENKOMPETENZ

Datenkompetenz ist für die Arbeit eines Leiters der Rechtsabteilung von entscheidender Bedeutung. Viele Rechtsabteilungen treffen Entscheidungen auf ineffiziente Weise, indem sie veraltete Verfahren wie Tabellenkalkulationen, anekdotisches Feedback oder einfach ein „Bauchgefühl“ verwenden. Es ist unwahrscheinlich, dass ein Rechtsabteilungsleiter seine Arbeit mit ausgefeilten Berichterstattungsinstrumenten beginnt, und er muss sich sicher in den vorhandenen Papier- oder Tabellenkalkulationsberichten bewegen können, um die benötigten Daten zu finden.

 

Ein Rechtsabteilungsleiter muss zwar kein Datenwissenschaftler sein, aber Datenkompetenz geht über die Erstellung von Berichten hinaus. Tatsächlich verschwenden viele Rechtsabteilungen ihre Zeit mit der Erstellung häufiger Berichte, bei denen die meisten Daten ungenutzt bleiben. Der Leiter der Rechtsabteilung muss die Datenverfolgung um ihrer selbst willen vermeiden und verstehen, wie die Informationen für die Entwicklung der Abteilung und der Organisation als Ganzes genutzt werden können. Er sollte die Ziele festlegen (gegebenenfalls mit Hilfe vorhandener Daten), rückwärts arbeiten, um wichtige Key Performance Indicators (KPIs) und Messgrößen zu ermitteln, und dann sicherstellen, dass die Abteilung die zur Messung der KPIs erforderlichen Datenpunkte erfassen kann. Diese konsistenten Daten bilden die Grundlage für analytische Fähigkeiten zur Entscheidungsfindung und Problemlösung.

 

Ein erfolgreicher Legal Operations Manager muss wissen, wie man die relevanten juristischen Daten strukturiert, sammelt und analysiert. Dies kann in der Praxis hilfreich sein, z. B. bei der Maximierung des Nutzens bei der Aushandlung externer Verträge oder bei der Erstellung eines Business Case für eine Aufstockung des Personalbestands und der Budgets. Datenkompetenz hilft dem Leiter der Rechtsabteilung auch dabei, die Bedürfnisse der Abteilung objektiv abzuwägen und zu entscheiden, worauf er seine Bemühungen konzentrieren sollte.

 

 

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