Telefónica GERMANY
Einfacher, Besser, Schneller
EINFACHER, BESSER, SCHNELLER
MIT EBILLING.SPACE
HERAUSFORDERUNGEN VOR DER EINFÜHRUNG VON EBILLING.SPACE: MANUELLE, LANGSAME UND KOMPLIZIERTE ARBEITSABLÄUFE
Telefónica Deutschland bietet Mobil- und Festnetzdienste für Privat- und Geschäftskunden sowie innovative digitale Produkte und Services im Bereich Internet der Dinge und Datenanalyse. Mit 44,3 Millionen Mobilfunkanschlüssen und
2,4 Millionen Breitbandanschlüssen ist das Unternehmen einer der führenden integrierten Telekommunikationsanbieter in Deutschland. Die Rechtsabteilung lagert bestimmte rechtliche Angelegenheiten an externe Anwaltskanzleien aus. Bis zur Einführung von eBilling.Space wurden diese recht umständlich und zeitaufwendig administriert, etwa durch die Erstellung von manuellen Tabellenkalkulationen.
HERAUSFORDERUNGEN
Komplizierte, langsame und manuelle Arbeitsabläufe bei der Zeiterfassung (Work In Progress, WIP) und der Rechnungsprüfung
Hohe Anforderungen an das Reporting und manuelle Eingabe von Daten in Excel
Kein Echtzeit-Überblick über den Legal Spend im gesamten Unternehmen
DER WIP-PROZESS
Die Finanzabteilung der Telefónica Deutschland benötigte die Information über angefallene Aufwände bereits vor der Rechnungsstellung. Die Kanzleien lieferten noch nicht abgerechnete Aufwände (WIP) per Excel-Tabelle. Da viele Kanzleien quer durch die Rechtsbereiche mandatiert waren, hatte die Rechtsabteilung entsprechend viele WIP Tabellen zu prüfen und manuell konsolidiert an die Finanzabteilung weiter zu reichen.
DIE RECHNUNGSPRÜFUNG
Die Rechnungsprüfung war ähnlich manuell gestaltet. Die internen Anwälte hatten die Positionen aus eingereichten Rechnungen manuell zu prüfen. Sobald die Rechnungen vollständig genehmigt und abgezeichnet waren, leitete die Rechtsabteilung diese an die Finanzabteilung weiter. Gegebenenfalls mussten Rechnungen storniert werden, um den gesamten Prozess anschließend erneut zu durchlaufen.
DAS REPORTING
Die Anforderungen an das Reporting sind hoch bei Telefónica Deutschland. Die Kosten werden aufgeschlüsselt nach Variablen wie interner Mandant, Rechtsgebiet, Status und weiteren Parametern. Das Sammeln und Zusammenstellen all dieser Informationen war ebenfalls ein manueller und zeitaufwendiger Vorgang. Zum anderen benötigte die Rechtsabteilung den Überblick über alle unternehmensweit anfallenden Rechtskosten. Um den resultierenden Verwaltungsaufwand zu minimieren und die Daten jederzeit zuverlässig verfügbar zu haben, galt es, die bisherige Vorgehensweise neu zu gestalten.
DIE EBILLING.SPACE-LÖSUNG:GEMEINSAMES DEFINIEREN VON SMARTEN LEGAL SPEND-PROZESSEN
Nach sorgfältiger Bestandsaufnahme beschloss Telefónica Deutschland, eine papierlose, datenbasierte Lösung für den WIP, die Rechnungsprüfung und das Reporting zu wählen. Diese Lösung sollte den gesamten WIP, alle Anwaltsrechnungen und verschiedene andere Datenpunkte eines Projekts oder einer Angelegenheit in einer „einzige Quelle der Wahrheit“ präzise und jederzeit aktuell bereitstellen. BusyLamp ermöglichte dem Unternehmen mit dem Legal Spend Management Modul „eBilling.Space“ genau das.
Im Kern entschied sich Telefónica Deutschland aus folgenden Gründen für eBilling.Space:
Das Vertrauen, dass die angebotene Lösung Zeit und Kosten einspart und zu einer erheblichen Verbesserung der Prozesse führt
Die Tatsache, dass eine SaaS-Lösung minimalen internen IT-Aufwand erfordert
Die Attraktivität einer automatisierten Rechnungsprüfung sowie die Digitalisierung weiterer Matter Management-Aufgaben
Die Echtzeitverfügbarkeit von Daten und Reports zum Legal Spend
Der Support beim Erstellen von Prozessen und Reports, einschließlich solcher, die den individuellen Bedürfnissen von Telefónica Deutschland entsprechen
Gemeinsam definierten Telefónica Deutschland und BusyLamp die notwendigen weiteren Schritte und Aufgaben. So entstanden effiziente Arbeitsabläufe, die die folgenden Prozesse optimierten:
DER WIP-PROZESS
Die Anwaltskanzleien geben ihren WIP zur Überprüfung und Kommentierung durch die Rechtsabteilung der Telefónica Deutschland direkt in eBilling.Space ein. Nicht abrechenbare Einzelposten, die bei der analogen Überprüfung ggf. übersehen worden wären, erkennt das System nun auf Grundlage der digital hinterlegten Abrechnungsrichtlinien automatisch. Der WIP muss nicht länger manuell gesammelt und konsolidiert werden, bevor er an die Finanzabteilung übermittelt wird. Stattdessen erhält diese einen automatisierten Report, der optimal auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist.
DIE RECHNUNGSPRÜFUNG
Rechnungen werden von den Kanzleien direkt in das System eingepflegt und automatisch mit dem bereits genehmigten WIP verglichen. Dadurch kommt es zu einer wertvollen Zeitersparnis bei der tatsächlichen Rechnungsprüfung. Eine Schnittstelle zwischen eBilling.Space und SAP bewirkt, dass eine in eBilling.Space genehmigte Rechnung direkt an SAP weitergeleitet werden kann.
DAS REPORTING
Die „Out of the box“-Reports von eBilling.Space lassen sich hervorragend für reguläre Spend-Reports sowie für individualisierte Reports verwenden. Sie sind jederzeit im System verfügbar und können für einen automatisierten Versand an relevante Stakeholder konfiguriert werden. Telefónica Deutschland verfügte hinsichtlich der Ausgaben für streitige Rechtsangelegenheiten über spezielle Reporting-Anforderungen, die vom angebotenen Standard abwichen. BusyLamp erstellte daraufhin einen benutzerdefinierten Report, um mit einer maßgeschneiderten Lösung den Anspruch des Kunden zu erfüllen.
Der Export von Reports aus eBilling.Space in Form einer Excel-Datei ist jederzeit problemlos möglich. Das manuelle Erfassen von Daten in tabellarischer Form ist somit hinfällig geworden. Das Team der Rechtsabteilung kann nun alle relevanten Informationen den Stakeholdern einfach und schnell zur Verfügung stellen – anschaulich und bequem auf Knopfdruck.
DAS ERGEBNIS – EINFACHER, BESSERUND SCHNELLER MIT EBILLING.SPACE
Die Einführung von eBilling.Space mit der einhergehenden Verschlankung administrativer Prozesse der Rechtsabteilung spart Zeit, standardisiert Informationen und stellt eine einzige „Quelle der Wahrheit“ für Legal Spend und andere Daten zur Verfügung.
Die internen Anwälte haben mehr Zeit für die juristische Arbeit statt für die Verwaltung. Die Rechtabteilung ist dadurch effizienter und kann mehr Wert für das Unternehmen liefern. Interne Stakeholder können relevante und aktuelle Informationen sowie Reports schneller denn je abrufen. Zusammengefasst: Das Legal Spend Management sowie das Reporting der Rechtsabteilung sind jetzt einfacher, besser und schneller als je zuvor.
DIE ERGEBNISSE IM ÜBERBLICK
Automatisierte Prozesse sparen Zeit und reduzieren Fehler
Erweiterte Reportingfunktionen: Reports sind schneller erstellt, enthalten Echtzeitdaten und können direkt geliefert werden
Verbesserung der Datenqualität: Die Daten sind genau, zentralisiert und jederzeit auf dem aktuellen Stand
EINFACHER: PAPIERLOS
Die Zeiterfassung in Form des WIP sowie die Rechnungsfreigaben ist insgesamt digital verfügbar.
Reports können mit wenigen Klicks erstellt und automatisch versendet werden.
Abteilungsübergreifende Informationen und Reports werden vereinfacht und standardisiert.
BESSER: SINGLE SOURCE OF TRUTH
Alle relevanten Daten befinden sich an einem Ort.
Höhere Datenqualität, da mehr Daten für eine präzise Analyse und für verlässliche Reports zur Verfügung stehen.
Kontinuierliche Transparenz und einen leichterer Informationszugang – insbesondere für die Finanzabteilung.
SCHNELLER: END-TO-END DIGITAL
Der Informationstransfer erfolgt vollständig digital, kein manuelles Feedback sowie “copy & paste“ Konsolidierung von Tabellenkalkulationen mehr.
Keine Papierdokumente mehr, die verloren gehen können.
Automatisierung und digitale Workflows sparen Zeit, reduzieren Fehler und verringern einzelne Prozessschritte wie Erhalt einer Papierrechnung > Abzeichnung > Scannen > Übermittlung an SAP.
