Einsatz von KI zur Lösung von UTBMS-Herausforderungen

Was ist Legal eBilling und UTBMS?

In diesem Blog werden UTBMS-Herausforderungen von Kanzleien und Inhouse Abteilungen thematisiert. Doch zunächst lohnt sich ein Blick auf den Unterschied von einer „vollständigen“ elektronischen Rechnungsstellung und dem Hochladen einer Papierrechnung oder der Eingabe von Rechnungsdetails auf einer Kunden- oder Drittanbieter-Website. Denn nur beim vollständigen eBilling wird eine elektronische Datei erstellt – in der Regel in einem der LEDES-Formate (Legal Electronic Data Exchange Standards) – die nicht nur den Rechnungskopf, die Sachinformationen und die Rechnungssummen enthält, sondern auch eine detaillierte Aufschlüsselung der Fristen und Ausgaben.

 

Diese Details werden mit dem Uniform Task-Based Management System (UTBMS), auch bekannt als ABA Task Codes, kodiert. Das UTBMS besteht aus einer Reihe von Codes, die eine Aufschlüsselung der juristische Arbeit und der Rechtsausgaben über einen bestimmten Zeitrahmen bis ins kleinste Detail ermöglicht. Die Codes wurden entwickelt, um Mandanten und Anwaltskanzleien eine einheitliche Methode zur Identifizierung der Arbeitsaufteilung und der Kosteninformationen von Rechtsdienstleistungen zu bieten.

Es gibt dabei juristische Aufgabencodes für verschiedene Arten von juristischer Arbeit (z.B. Rechtsstreitigkeiten, Konkurs, Markenrecht, Projekte/Transaktionen und Beratung). Zudem gibt es eine Reihe von Aktivitätscodes, um zu kategorisieren „wie“ die Arbeit an dem Projekt durchgeführt wird. Für jedes Projekt erhält der Inhouse Mandant einen Einzelverbindungsnachweis mit voller Transparenz über die externen Anwälte, die an dem Projekt gearbeitet haben, welche Aufgaben (z.B. Aufnahme einer Zeugenaussage) und welche Aktivitäten (z.B. Entwurf eines Schreibens) sie übernommen haben. Zudem wir die benötigte Zeit, der Satz und die Kosten der Arbeitsposition angegeben. Sobald die elektronische Rechnung erstellt ist, werden die Informationen anhand der in der eBilling-Lösung gespeicherten Kundenrichtlinien validiert.

 

Die elektronische Rechnung durchläuft verschiedene Validierungsstufen, bevor sie in die Systeme des Mandanten hochgeladen wird, wo sie dann autorisiert und bezahlt wird. Das Inhouse Rechtsteam ist dann in der Lage, die Rechnungsdaten mit Hilfe der UTBMS-Code-Details zu analysieren und ähnliche Informationen mit allen externen Beratern zu vergleichen.

 

Die Vorteile dieses Ansatzes sind vielfältig. Corporate Legal Operations Teams können die Kosten und die Effizienz, mit der verschiedene Kanzleien ähnliche Projekte bearbeiten, leicht vergleichen und gegenüberstellen. Solche Einblicke ermöglichen es den Inhouse Anwälten, gut informiert in Verhandlungen während der Überprüfung und Neumandatierung von Kanzleien zu gehen. Im Laufe der Zeit können Rechtsabteilungen und die Kanzleien somit die Art und Weise, wie sie Projekte bearbeiten, intelligenter gestalten.

 

DIE BEDEUTSAMKEIT EINER GENAUEN ZEITERFASSUNG

Es liegt in der Verantwortung des externen Anwalts, genaue Zeitaufzeichnungen zu führen. Dabei muss die Zeit, die für jede Aufgabe während des Tages aufgewendet wurde, detailliert festgehalten werden. Ohne ordnungsgemäße Zeitaufzeichnungen müssen die Abrechnungseinträge aus dem Gedächtnis rekonstruiert werden und die für jede Aufgabe aufgewendete Zeit könnte auf einer bloßen Vermutung beruhen. Diese Praxis könnte letztendlich zu einer Überfakturierung führen. Daher ist es zwingend erforderlich, dass die Rechnungen auf genau dokumentierten Zeitaufzeichnungen über Aufgabe und Aktivität basieren. Tägliche Zeitaufzeichnungen reichen jedoch nicht aus, wenn die Einträge in einem Blockabrechnungsformat erfasst werden.

 

AUFBRECHEN DER BLOCKABRECHNUNGSPRAXIS

Eine Blockabrechnung liegt vor, wenn mehrere, diskrete Aufgaben oder Aktivitäten unter einer einzigen Zeiteinheit erfasst werden, anstatt die für jede einzelne Aktivität aufgewendete Zeit aufzuschlüsseln. Interne Mandanten verbieten diese Praxis in der Regel. Grund dafür ist die Schwierigkeit des Feststellens, ob die geleistete Arbeit und die angefallenen Gebühren angemessen sind. Obwohl die meisten Beispiele für Billing Guidelines für externe Anwälte ihnen verbieten Blockabrechnungen einzureichen, erlauben Mandanten in der Regel die straffreie Korrektur solche Einträge.

 

POSITIVE ASPEKTE DER VERWENDUNG VON UTBMS-CODES

Wie bereits erwähnt, sind die UTBMS-Codes ein mächtiges Werkzeug für die Analyse von Mustern und den Vergleich von Kanzlei-Leistungen.

UTBMS-Informationen sind natürlich nützlich, um zu vergleichen, wie Kanzleien ihre Ressourcen für die Arbeit an ähnlichen Phasen/Aufgaben/Tätigkeiten ähnlicher Projekte einsetzen (z. B. Prozentsatz der Zeit und Honorare von Partnern, Associates oder Paralegals) – zeigen aber auch die Durchschnitts- und Medianwerte sowie die Ebene der Ressourcen für diese juristische Arbeit. Die Untersuchung von Aktivitäten auf dieser Ebene über verschiedene Kanzleien hinweg offenbart immer unterschiedliche Praktiken, wobei die besten und schlechtesten Praktiken sofort ersichtlich sind. Wenn Sie solche Fragen mit Kanzleien besprechen, stehen dem Mandat diese – auf tatsächlichen Rechnungseinträgen der Kanzlei basierenden – Daten zur Verfügung.

 

Die Informationen sind zudem nützlich, um die Rechnungsstellung in verschiedenen Projekten zu untersuchen. Die UTBMS-Informationen können verwendet werden, um die Leistung mehrerer Kanzleien die an demselben Projekt arbeiten zu vergleichen und auch um Einzelpersonen innerhalb derselben Kanzlei, die gemeinsam an einer Matter arbeiten, miteinander zu vergleichen.

 

In den letzten 20 Jahren hat es eine Verschiebung gegeben. Die Mandanten verlangen nun von ihren externen Anwälten, dass sie sich an Abrechnungspraktiken halten. Diese bieten mehr als nur ein grundlegendes Maß an Standardisierung. Die Standards sollen dazu führen, dass nicht konforme Gebühren dort auffallen, wo sie früher vielleicht verborgen blieben.

 

HERAUSFORDERUNGEN DURCH UTBMS-CODES

Auf der einen Seite hat die Standardisierung, die die Codes des Uniform Task-Based Management System (UTBMS) und des Legal Electronic Data Exchange Standard (LEDES) bieten, einen Weg zu mehr Transparenz im Legal Spend Management geschaffen. Ihre Implementierung hat jedoch auch eigene Herausforderungen mit sich gebracht.

 

UTBMS-Codes sind aus mehreren Gründen problematisch, aber in erster Linie, weil sie unzuverlässig sein können und das System völlig davon abhängig ist, dass jeder Zeiterfassende genaue Daten liefert. Dazu müssen die Timekeeper geschult werden und sich mit der umfangreichen Liste der Codes vertraut machen – ein großes Unterfangen. Die Litigation Task Codes (einer von mehreren solcher Codesätze) haben zum Beispiel fast 30 juristische Aufgabencodes, von denen sich jeder auf eine von fünf Phasen aufrollt. Zusätzlich zur Komplexität gibt es fast 30 Aktivitätscodes, die ebenfalls angewendet werden können – sowie weitere weitere Kostencodes.

 

Auf der anderen Seite kann diese Komplexität zu Verwirrung darüber führen, welcher UTBMS-Code auf welche Aufgabe/Tätigkeit anzuwenden ist. Darüber hinaus kann es vorkommen, dass Timekeeper absichtlich falsche Codes zuweisen, weil sie entweder zu beschäftigt sind, um nach dem richtigen Code zu suchen, oder weil es ihnen gleichgültig ist, wie diese Codes ihnen oder ihren Kunden nützen. Eine häufige Vorgehensweise ist, dass ein Timekeeper den ersten gesetzlichen Aufgabencode oder einen häufig verwendeten Code aus der UTBMS-Dropdown-Liste in seiner Abrechnungssoftware auswählt. Dadurch sparen sie Zeit und sehen keine negativen Auswirkungen. Andere Fehler können unbeabsichtigt sein und betreffen Probleme mit der Abrechnungssoftware, wie Tippfehler oder eine falsche Auswahl im Dropdown-Menü. All diese Fehler beeinträchtigen die Integrität der Daten, machen die Codes für Analysen unbrauchbar und frustrieren somit den Inhouse Mandanten.

 

In Wahrheit war das Rahmenwerk der juristischen Aufgabencodes eine große Errungenschaft für die Branche und obwohl es möglich sein mag, die UTBMS-Codes zu verfeinern, ist es nicht möglich, sie noch einfacher zu machen. Um diese Herausforderungen zu lösen, muss man aktiv, anpassungsfähig und kreativ mit den verfügbaren Daten umgehen.

 

EINSATZ VON KÜNSTLICHER INTELLIGENZ (KI) IN DER KANZLEIZEITERFASSUNG

In einer Kanzlei ist die manuelle Zeit- und Aufgabenerfassung ein zeitaufwändiger, fehleranfälliger Prozess, der selbst nicht davon profitiert, dass er abrechenbar ist. Die Hinzunahme von UTBMS- oder LEDES-Abrechnungscodierung verlangsamt den Prozess noch weiter. Darüber hinaus können Kodierungsfehler zu einer Ablehnung der Rechnungen führen und die Inkassoquote beeinträchtigen.

Neue KI-Anwendungen und maschinelles Lernen können jedoch Lösungen für diese Herausforderungen bieten. Anstatt Rechnungen ohne Prüfung einzureichen und zu hoffen, dass der Mandant die Kosten nicht bestreitet oder die Rechnungseinträge vor der Einreichung manuell zu überprüfen, werden KI-Anwendungen eingesetzt, die den Prozess automatisieren.

Bei früheren eBilling-Lösungen mussten Anwälte und andere Timekeeper den entsprechenden UTBMS-Code für jede spezifische Aufgabe oder Ausgabe manuell nachschlagen. Bei den neuen Anwendungen mit künstlicher Intelligenz ermittelt die Software automatisch den richtigen Code aus der Aufgaben-, Tätigkeits- oder Ausgabenbeschreibung. Der Code-Auswahlprozess verwendet die kanzleieigenen Daten, um die Korrektheit der Codes sicherzustellen. Durch das maschinelle Lernen verbessert sich das System bei manuellen Änderungen mit. Durch die Bewältigung der oben genannten Herausforderungen sparen externe Anwälte enorm an Zeit. Der Inhouse Mandant erhält gleichzeitig genauere Rechnungen, die für die Analyse seiner Projekte, Rechtsausgaben und Anwaltskanzleien erforderlichen Daten enthalten.

 

In den letzten Jahren sind neue Legal Spend Management-Anbieter auf den Markt gekommen – sowohl in den USA als auch innerhalb der EU. Einige von ihnen – wie auch BusyLamp – wurden von Anwälten gegründet. Diese erkannten, dass viele Rechtsabteilungen und ihre externen Berater sich gegen die eher „traditionellen“ eBilling-Lösungen sträubten.

 

Die neuen Lösungen bieten eine veränderte Perspektive für das Legal Spend Management und nutzen Tools und Techniken, die in der Rechtstechnologie bahnbrechend sind. Nicht alle Systeme verfügen über sämtliche Funktionen. Die meisten nutzen jedoch eine Reihe von ihnen, einschließlich der einfachen Einrichtung, der Verwendung von KI für den Rechnungsprüfungsprozess sowie der Verwendung von KI für die UTBMS-Zeiterfassung.

 

Zu den Funktionen und Vorteilen von eBilling.Space gehören:

  • Einfach zu bedienen und zu konfigurieren, mit intelligenten Vorgaben und datengesteuerter Benutzereinrichtung
  • Verwenden von Texterkennungssoftware zum Lesen/Konvertieren der Daten aus den elektronischen Rechnungen oder aus PDF-Dokumenten
  • Automatisieren von manuellen, wenig qualifizierten Prozessen, damit sowohl das Inhouse-Team als auch die Kanzlei mehr Zeit für hochwertige juristische Arbeit statt für Verwaltung aufwenden können
  • Nutzen der neuesten Entwicklungen im Bereich der KI, um den Prozess der Rechnungsprüfung zu automatisieren, Rechnungen zu kategorisieren und Preisanalysen zu erstellen
  • Kombination von KI und maschinellem Lernen, um die Data-Mining-Möglichkeiten der Rechnungsinformationen zu verbessern, damit der Kunde bessere und fundierte Entscheidungen treffen kann
  • Niedrige Betriebskosten, da keine Vor-Ort-Installation erforderlich ist, sondern die Software als Webservice fungiert
  • Leichte Integration in andere Client-Anwendungen wie Dokumenten- und Wissensmanagement, Projektmanagement, Kalender und den Standard-Desktop – womit die Kosten für die juristische Unternehmens-IT gesenkt werden
  • Abdeckung eines breites Spektrum an Geschäftsprozessen – von Ausschreibungen und Beschaffung, Budgetierung von Matter, Ressourcenplanung und Projektmanagement, über eBilling bis hin zu einer Reporting- und Management-Informations-Suite mit leicht verständlichen Metriken für Rechtsabteilungen und Kanzleien.
  • Erleichterte Zusammenarbeit zwischen Rechtsabteilung und den externen Beratern und Funktionen zur Überprüfung von WIP und Ausgaben in den Vorabrechnungsphasen jeder Matter

 

 

Aus dem englischen Original-Blog übersetzt.

Bryan king
E-Billing consultant

 

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