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Legal Operations Software

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WIE UNSERE KUNDEN LEGAL DATA ZUR ENTSCHEIDUNGFINDUNG NUTZEN

USE CASE: REPORTING VON „BUSINESS AS USUAL” LEGAL SPEND AN DIE GESCHÄFTSLEITUNG

Das Inhouse Team wurde intern dazu aufgefordert, die Ausgaben für externe Rechtsberatung genau zu prognostizieren. Dies ist jedoch nur möglich, wenn zum Beispiel Matter aus Litigation und M&A getrennt betrachtet werden, da diese stark in ihren Kosten variieren können und kaum vorhersehbar sind. Unternehmen müssen die Kosten für diese Beratungsleistung in Kauf nehmen, unabhängig vom ursprünglich geplanten Budget. Die Rechtsabteilung hat daher mit dem Unternehmen vereinbart, dass die Prognosen nur auf Basis der üblichen und planbaren Ausgaben erstellt werden.
Um ihre „Business as usual“-Ausgaben auf monatlicher und jährlicher Basis zu berechnen, verwendeten sie eBilling.Space. Durch die in eBilling.Space inkludierte Reporting-Funktion wurde der Prozess stark vereinfacht, da Litigation- und M&A-Matter bei der Report-Erstellung ausgeschlossen werden konnten. Der Report wurde abonniert und in regelmäßigen Abständen an die Stakeholder versandt. Dies ermöglichte eine automatisierte Bereitstellung der erforderlichen Daten und die tägliche Verfolgung der „Business as usual“-Ausgaben. In einem weiteren Schritt können diese Daten weiter analysiert werden, um zu verstehen, wie sich die Ausgaben nach Gerichtsbarkeit, Matterarten, interne Mandanten usw. zusammensetzen, sodass basierend auf diesen Informationen detailliertere Prognosen erstellt werden konnten.
Unser Kunde hat die Genauigkeit seiner Prognosen durch eBilling.Space erheblich verbessern können, auch das Unternehmen ist mit der Genauigkeit, die es nun erhält, sehr zufrieden.

USE CASE: TRANSPARENZ DER AUSGABEN NACH TÄTIGKEITSKATEGORIE

Durch das Reporting nach Tätigkeitskategorien, konnte ein Team von Inhouse Juristen in eBilling.Space erkennen, dass einige der in Rechnung gestellten Kosten durch die Kommunikation mit den Kanzleien verursacht wurden. Dies war auch bei zahlreichen Matter der Fall, bei denen man keinen hohen Abstimmungsbedarf erwarten würde.

Auf Grundlage dieser Erkenntnis setzte sich das Team mit ihren Anwaltskanzleien in Verbindung, um einige Veränderungen herbeizuführen. So einigte man sich fortan auf die korrekte Zuweisung von Matter an den verantwortlichen externen Anwalt, um den Kommunikationsbedarf zu reduzieren. Zudem wurde vereinbart, dass das Unternehmen nicht mehr für überflüssige Kommunikationen finanziell aufkommen müsse.

Der Aspekt der Kommunikation wurde daraufhin in die Billing Guidelines aufgenommen, sodass in Rechnung gestellte Kommunikationstätigkeiten in zukünftigen Fällen automatisch zur Überprüfung gekennzeichnet werden. Unser Kunde konnte durch das eBilling.Space Reporting somit seine Ausgaben verringern und zusätzlich die Zeit, die ein beratender Partner auf dem Matter arbeitet, reduzieren.

USE CASE: ENTSCHEIDUNG, WELCHE KANZLEI BEAUFTRAGT WERDEN SOLL

Nachdem das Inhouse Team eBilling.Space bereits seit einiger Zeit nutzte, entschied es sich dazu, neben den bereits im System gespeicherten quantitativen Daten auch qualitative Daten zu sammeln. Durch das Verwenden der eBilling.Space-Umfragen ließ sich die Qualität der Kanzlei-Arbeiten messen und in einem weiteren Schritt bewerten. Dabei wurden folgende Faktoren berücksichtigt: die Seniorität des externen Anwalts, die Bewertung der geleisteten Arbeit durch den Inhouse Juristen und die Matter-Art.

Die Umfragen ergaben für die zwei verglichenen Kanzleien, dass Kanzlei A im Durchschnitt eine Bewertung von 9/10 für die Beratung im Rechtsgebiet Intellectual Property (IP) erzielte. Dabei beriet ein Partner der Kanzlei das Inhouse Team zu einer außerordentlich hohen Rate. Kanzlei B erzielte eine durchschnittliche Bewertung von 8/10 für ihre IP-Beratung. Dabei wurde die Arbeit von einem Associate verrichtet.
Für viele Matter war eine Qualität von 8/10 Punkten ausreichend. Das Inhouse Team entschied sich deshalb, die IP-Beratung zunehmend an Kanzlei B zu vergeben. Durch den niedrigeren Stundensatz des Associates konnten so erhebliche Einsparungen generiert werden. Nur die wichtigsten und kritischsten IP-Projekte gingen weiterhin an den Partner der Kanzlei A.
Zusammenfassend konnten die Kosten der IP-Matter erheblich gesenkt werden, sodass das Preis-Leistungs-Verhältnis verbessert wurde –ohne Qualitätseinbußen in Kauf nehmen zu müssen.

USE CASE: ERREICHEN VON MENGENRABTT-MEILENSTEINEN

Einer unserer Kunden handelte mit seinen Anwaltskanzleien Mengenrabatte aus. Dabei bestand keine Möglichkeit zu verfolgen, wann die jeweiligen Meilensteine zur Realisierung eines Mengenrabatts erreicht wurden. Nach der Implementation von eBilling.Space wurde eine Reihe von Reports für die automatisierte, regelmäßige Zustellung angelegt und abonniert. Einer dieser Reports umfasste das Tracking der Ausgaben pro Anwaltskanzlei.



Heute kennt das entsprechende Legal Operations-Team die genauen Ausgaben pro Anwaltskanzlei und kommuniziert diese bei Erreichen eines Rabattmeilensteins an das Inhouse Team. Den betreffenden Kanzleien wird so lange eine sinnvolle und angemessene Menge an Arbeit zugewiesen, bis bestimmte Meilensteine erreicht werden. Entsprechend können die vereinbarten Rabatte fortan aktiviert werden, was bereits zu einer sichtlichen Einsparung der externen Ausgaben geführt hat.

USE CASE: BUSINESS CASE FÜR MEHR PERSONELLE RESSOURCEN

Aufgrund der knappen personellen Ressourcen war ein Inhouse Legal Team nicht mehr in der Lage, Fristen einzuhalten und lagerte daher Matter häufig an externe Rechtsdienstleister aus. Durch den eBilling.Space-Report konnten sie im Laufe des Jahres ihre Ausgaben nach Matter-Arten clustern und nachvollziehen. Dabei bewerteten sie die Ausgaben für jeden Praxisbereich und die Post-Qualification-Experience (PQE) eines mandatierten Anwalts.
Anhand dieser Analyse ließ sich erkennen, dass ein hoher Anteil kaufmännischer Aufgaben aufgrund des Kapazitäten-Mangels ausgelagert wurde. Unser Legal Spend Management Tool eBilling.Space ermöglichte ihnen einen detaillierten Vergleich zwischen den Kosten für die Auslagerung der Matter und den Kosten für eine personelle Aufstockung, um anfallende Arbeit intern bewältigen zu können.
Das Legal Operations-Team erstellte auf Basis dieses Vergleiches einen Business Case. Daraufhin wurden zwei weitere Wirtschaftsanwälte eingestellt, die zuvor ausgelagerte Arbeiten übernahmen. Dies führte zu einer signifikanten Einsparung der Kosten für externe Rechtsberatung.

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