Die versteckten Kosten von Legal Spend Management Software

Eine Legal Spend Management Technologie ermöglicht verschiedenste Einsparungen für Inhouse-Teams. Darunter Kosteneinsparungen, sei es durch eine leichtere Überprüfung von Billing Guidelines, durch eine erhöhte Transparenz über Ausgaben oder durch das Ermöglichen einer datenbasierten Budgetentscheidungsfindung. Auch Zeitersparnisse, wie solche durch die Automatisierung mühsamer Aufgaben wie Rechnungsprüfung und Reporting, können in einen monetären Betrag umgerechnet werden. Durch die Einsparungspotenziale einer eBilling-Software lassen sich dabei jährlich – je nach Größe der Rechtsabteilung – geschätzt 46.000 bis 800.000 US-Dollar sparen. Um jedoch die finanziellen Auswirkungen exakt zu beurteilen, müssen auch die Investitionskosten berücksichtigt werden. Im Folgenden finden Sie deshalb sechs Kostenüberlegungen, die Sie bei der Planung Ihres Legal Spend Management-Projekts und der Auswahl eines Anbieters berücksichtigen sollten.

 

  1. PREIS DER LEGAL SPEND MANAGEMENT SOFTWARE

Achten Sie auf die Angebotskosten. In der Regel werden Legal Spend Management Systeme über eine jährliche Abonnementgebühr abgerechnet. Diese kann bereits Hosting-, Schulungs- und Wartungskosten beinhalten. Aufgrund der anfänglichen Implementierungskosten fallen die Kosten im ersten Jahr erfahrungsgemäß höher aus als in den Folgejahren. Die Abonnementgebühren können auf verschiedensten Faktoren basieren. Einige Beispiele dafür sind: Ausgaben für Rechtsberatung, Anzahl der Benutzer, Volumen der Matter und Anzahl der Kanzleien. Überlegen Sie, welches Preismodell für Sie zum jetzigen Zeitpunkt am besten geeignet ist – berücksichtigen Sie gleichzeitig aber auch, dass Ihre Abteilung wachsen könnte und damit verbunden auch die Anforderungen an die Legal Spend Management Software. Wichtige Fragen, die es zu stellen gilt, sind: Gibt es einen Abonnementpreis und wenn ja, wie lange sind Sie an diesen gebunden? Wenn Ihre Rechtsabteilung wächst, wie erhöht sich dann der Preis? Wie hoch sind die Kosten für zusätzliche Funktionen, die nicht in den Standardpaketen enthalten sind?

 

  1. IMPLEMENTIERUNGSKOSTEN

Im Gegensatz zu den laufenden Abonnementgebühren handelt es sich bei den Implementierungskosten um einmalige Kosten. Sie umfassen Onboarding-Kosten sowie Kosten für Integrationen und Anpassungen wie Reports, Datenmigrationen und Add-ons außerhalb des Basispakets. Bedenken Sie dabei, dass auch bei Ihren externen Rechtsberatern und Kanzleien Implementierungskosten entstehen, welche in der Regel ebenfalls von Ihnen übernommen werden müssen. Auch können sich Ihre eigenen Anforderungen an die Software im Verlauf der Implementierung verändern, was zu zusätzlichen Kosten führen kann.

 

  1. INTERNE KOSTEN

Die meisten modernen Software-Lösungen sind heute Cloud/SaaS-basiert. Aufgrund von Sicherheitsbedenken wurden in den Anfängen der Legal Spend Management-Systeme die Software lokal verankert. Heutzutage ist die Sicherheit in der Cloud um einiges höher. Wenn sie sich für ein cloudbasiertes Hosting entscheiden, vergewissern Sie sich, dass Ihr Anbieter über die entsprechenden Zertifizierungen verfügt – BusyLamp ist ISO/IEC 27001:2013-zertifiziert. Für SaaS-Lösungen sprechen die viel geringeren internen IT-Kosten im Verglich zu On-Premise-Lösungen. Kosten für Auftragnehmer oder Projektteams müssen aber möglicherweise dennoch einkalkuliert werden.

 

  1. SCHULUNGS- UND SUPPORTKOSTEN

Eine benutzerfreundliche und intuitive Oberfläche für das Legal Spend Management reduziert den Schulungsaufwand für Ihre internen Teams und Anwaltskanzleien zwar erheblich, wegfallen können diese dennoch nicht. Bereits vor dem Kauf der Software sollte das benötigte Maß an Support und Schulung bei der Implementierung und darüber hinaus festgelegt werden. Dieses kann von reiner Online-Hilfe bis hin zu vollständig verwalteten Dienstleistungen reichen, weshalb die Kosten erheblich variieren können.

 

  1. UPGRADE-KOSTEN

Müssen Sie für künftige Updates und Upgrades der Software bezahlen oder sind diese Kosten bereits inbegriffen? Bei zu hohen Upgrade-Kosten laufen Sie Gefahr den Anschluss an die neuesten Funktionen für das Legal Spend Management zu verlieren. Bedenken Sie die internen Kosten und Auswirkungen dieser Upgrades – bei SaaS-Lösungen sind diese geringer.

 

  1. ZUKÜNFTIGE KOSTEN

Handeln sie zukunftsorientiert und planen Sie jetzt schon potenzielle Integrationen oder Funktionen, die Sie in Zukunft benötigen könnten, ein. Fragen Sie bereits im Vorfeld welche zusätzlichen Kosten dabei auf Sie zukommen werden. Es gilt schließlich zu vermeiden, dass Sie zu einer anderen Legal Spend Management Lösung wechseln müssen, wenn Ihre aktuelle Lösung Ihre Anforderungen nicht mehr erfüllt oder zu teuer wird. Fragen Sie den Anbieter deshalb auch nach Erfahrungswerten über typische Wachstumswege von anderen Kunden. Häufige Faktoren sind beispielsweise Kostensteigerungen durch neue hinzuzufügende Benutzer:innen, Ausgaben und/oder Kanzleien. Machen Sie sich mit dem Preismodell vertraut, um Überraschungen zu vermeiden.

 

eBilling.Space ist kosteneffektiv. Trotz der genannten Kosten generiert eBilling.Space einen schnellen Return on Investment. Mithilfe unseres Leitfadens „Ein Business Case für Legal eBilling“ können Sie die zu erwarteten Einsparungen Ihrer Rechtsabteilung, durch die Implementierung einer eBilling-Software, ausrechnen. Durch das Ausfüllen des untenstehenden Formulars wird sich ein:e Mitarbeiter:in mit Ihnen in Verbindung setzen, um Ihnen bei der Berechnung Ihrer Kosten und des prognostizierten ROI zu helfen.

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