Verwalten Sie Ihren Legal Spend ohne Kostenüberraschungen

Das Wort „Überraschung!“ will man eigentlich nicht von Jemandem hören, der normalerweise über die Abrechnung von externen Anwälten oder die gesamten Ausgaben Ihrer Rechtsabteilung reportet. Überraschungen hebt man sich besser für einen runden Geburtstag auf. Im Fall von Soll-Ist-Reports gibt es schließlich nichts Schöneres als das Einhalten von Versprochenem und Erwartetem.

 

Angesichts der offenen und unvorhersehbaren Natur vieler Legal Matter ist es nur logisch, dass nicht alle Kosten genau prognostiziert werden können. Dennoch können Schritte eingeleitet werden, welche die überraschenden Variablen minimieren, um so die Gesamtausgaben besser zu monitoren – dazu zählt auch eine Legal eBilling-Software.

 

HISTORISCHER RÜCKBLICK

Um Aussagen über die Zukunft zu treffen, sollte man zunächst die Vergangenheit analysieren. In dieser Analyse sollten die intern und extern erbrachten juristischen Dienstleistungen nach verschiedenen Kategorien umfassend überprüft werden. Dabei sollte man u.a. überprüfen:

 

  • Welche externen Kanzleien haben welche Arten von Dienstleistungen erbracht?
  • Welche Senioritätsstufen von Mitarbeitenden und welche Abrechnungssätze der Timekeeper werden angegeben?
  • Wie sieht das Verhältnis der Anzahl der budgetierten und der tatsächlich abgerechneten Stunden aus?
  • Wo wurden Billing Guidelines und andere Richtlinien nicht berücksichtig?

 

Durch das Überprüfen aller vergangenen Ausgaben und das Identifizieren von Trends und potenziellen oder wahrscheinlichen Änderungsbereichen wird die Prognose für das Folgejahr sehr viel zuverlässiger.

 

BUDGETIERUNG UND AUSGABE-TACKING

Durch die Daten aus einer eBilling-Software wir das Schätzen, Budgetieren und Nachverfolgen von Ausgaben einfacher – denn alle relevanten Informationen stehen detaillierter und genauer konsolidiert an einem Ort zur Verfügung. Wertet man diese Daten aus, so wird schnell ersichtlich, welche Kosten und welcher Personal- und Zeitaufwand für ähnliche Projekte zu erwarten sind. Mit diesen Informationen lassen sich neue Projekte zielgerichteter schätzen. Am besten entwickeln Sie ein Jahresbudget, welches nach Monaten aufgeschlüsselt ist. Verfolgen Sie es und überprüfen Sie zur Monatsmitte oder phasenweise, ob Prognosen revidiert werden müssen und, wenn ja, warum. Legen Sie klare Erwartungen mit den externen Anwälten fest, lassen Sie sie regelmäßig Statusberichte erstellen und fordern Sie, falls notwendig, nicht in Rechnung gestellte Beträge an.

 

RICHTLINIEN FESTLEGEN UND MONITOREN

Festgelegte Billing Guidelines sind unerlässlich und sollten das gesamte Spektrum der Dienstleistungsvariablen abdecken: Abrechnungssätze und Erwartungen an die Personalausstattung, Abrechnungsformate, erstattungsfähige Ausgaben und Zeitplanung. Es sollten Bestimmungen für die Nichteinhaltung der Richtlinien festgelegt werden. Wie ist damit umzugehen, wenn beispielsweise eine 90-Tage-Frist für die Einreichung von Rechnungen gilt und eine externe Kanzlei eine Rechnung sechs Monate später schickt? Laden Sie sich jetzt unseren Guide Getting started with Legal Billing Guidelines herunter, um Beispiele zu erhalten und zu erfahren, wie Sie Abrechnungsrichtlinien verfassen können.

 

ALTERNATIVE HONORARVEREINBARUNGEN

Alternative Honorarvereinbarungen können ein Mittel sein, um Ausgaben zu verwalten, zu reduzieren oder Überraschungen auszuschließen. Vereinbarungen können Retainer (ein festgelegter Betrag, der für einen bestimmten Zeitraum gezahlt wird), Mischtarife (für Partner und Associates), Festhonorare für bestimmte Projekte, eine Obergrenze für Honorarerhöhungen oder einen Mengenrabatt beinhalten, sobald ein bestimmtes Ausgabenniveau mit einer Kanzlei erreicht wurde.

 

Mit eBilling-Systemen, wie eBilling.Space von BusyLamp, können Budgets erstellt, geteilt und eingereicht werden; Projekte, Fortschritte und Ausgaben können verfolgt werden; Reports können erstellt werden; und Daten können leicht und automatisch gesammelt und analysiert werden. Angesichts des technologischen Fortschritts der letzten Jahre sollt der Legal Spend natürlich keine Überraschung mehr sein.

 

Aus dem englischen Original-Blog übersetzt. 

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