Was ist legal
matter management?
legal matter management
DIE KOMPONENTEN EINER LEGAL MATTER
Matter Management gewinnt seit einigen Jahren immer mehr an Popularität – nicht zuletzt durch den Anstieg von Softwareanbietern, die juristische Prozesse vereinfachen wollen. Dabei gibt es das Matter Management jedoch schon viel länger als die Tools selbst.
Unter dem Begriff Matter Management versteht man den Prozess des Verwaltens einer Legal Matter (mit oder ohne Technologie). Aber was bedeutet das im Detail? Um diese Frage zu beantworten, sehen wir uns zuerst die einzelnen Bestandteile einer Legal Matter an.
- Dokumente – Juristische Dokumente beinhalten eine Vielzahl an unterschiedlichen Komponenten, darunter Verträge und Lizenzen sowie E-Mails oder Briefe. Diese gilt es zentral und sicher zu dokumentieren und zu speichern, damit eine effiziente Verwaltung ermöglicht wird.
- Wissen – Rechtsteams bestehen in der Regel aus Expert:innen, die allesamt ein großes Wissen mit sich bringen. Dieses Wissen möchte geteilt werden und genau hier setzt die Matter Management-Lösung an: Sie ermöglicht dem Inhouse-Team zu jeder Zeit den Zugang zu Fachwissen und unterstützt zusätzlich die Übermittlung jeder Legal Matter.
- Kollaboration – An jeder Legal Matter sind viele verschiedene Parteien involviert – sowohl interne, wie die Rechtsabteilung oder das Unternehmen selbst, als auch externe. Für ein effizientes Matter Management ist die nahtlose Kommunikation und Kollaboration zwischen allen Parteien maßgebend.
- Workflow – Während manche Legal Matter komplex sind und ihre Feinheiten haben, sind die meisten Legal Matter eher stereotypisch. In anderen Worten folgen sie einer festgelegten Phasen- und Stufenabfolge, die von den Fakten und Umständen der Matter abhängt.
- Management – Matter sind juristische Projekte und müssen deshalb mit einer hohen Sorgfalt und Aufmerksamkeit verwaltet werden – um eine pünktliche und budget-gerechte Übermittlung zu garantieren.
- Ausgaben – Bei Mattern, in welchen externe Anwaltsteams oder andere juristische Dienstleister angewiesen werden, ist das Tracken der Ausgaben im Verhältnis zum Budget ein wesentlicher Bestandteil. Die tatsächlichen Matter-Ausgaben werden dabei hinsichtlich des Budgets gemonitort und der Work-In-Progress (WIP) sowie Rückstellungen oder andere Rechnungsrelevante-Faktoren werden schon vor der eigentlichen Rechnungsstellung eingereicht.
- Reporting – Um eine Legal Matter oder ein Matter-Portfolio richtig zu verwalten, ist der schnelle Zugang zu allen relevanten Informationen entscheidend. Alle Matter-Informationen, wie Status, Risiko oder Ressourceneinsatz sowie aktuelle Ausgaben müssen konsolidiert an einem Ort zur Verfügung stehen und leicht zugänglich sein, um ein effizientes Reporting zu ermöglichen.
MIKRO- VS. MAKRO-MATTER MANAGEMENT
DER AUFSTIEG DES DIGITALEN MATTER MANAGEMENTS
Bei einem digitalen Matter Management (DMM) werden Technologien zum Verwalten und Übermitteln von Legal Mattern eingesetzt. Es gibt viele verfügbare Softwaretools, die bestimmte Elemente einer Legal Matter verbessern, von der Vertragsaufsetzung und Dokumentenverwaltung bis hin zum Spend Management oder Kollaboration im Unternehmen. Selbst das Verwenden von bereits etablierten Tools wie MS Excel und Dropbox sind Arten eines digitalen Matter Managements, das für viele Rechtsteams gut funktioniert.
Mit den aktuellen Software-Point-Lösungen lassen sich verschiedene Bestandteile einer Legal Matter bereits gut verwalten. Verwendet eine Rechtsabteilung jedoch mehrere solcher Tools, birgt das auch eigene Herausforderungen. So können Integrierungsprobleme, Datensilos oder Ineffizienzen entstehen – verursacht durch den Kontextwechsel der verschiedenen Applikationen. Rechtsabteilungen stehen zudem unter Druck vonseiten ihrer IT-Abteilung, die eine Vereinfachung und Reduktion der Technologie-Infrastruktur anstrebt. Aus diesen Gründen zeichnet sich ein Trend im Matter Management ab: Weg von Point-Solutions und hin zu dedizierten Lösungen, die den kompletten Matter-Lebenszyklus in einem zentralen System optimieren. Aus diesen Gründen setzen Rechtsabteilungen in den letzten Jahren vermehrt auf umfassende Cloud-Plattformen.
WAS SIND DIE TREIBER DES DIGITALEN MATTER MANAGEMENTS?
Immer mehr Rechtsteams legen ihren Fokus auf das Optimieren ihres Matter Managements und setzen dabei auf unterstützende Technologien – als Teil der digitalen Transformation, die jedoch von vielen verschiedenen Faktoren angetrieben wird, wie zum Beispiel:
- Wandel zum Remote-Working, wodurch juristische Produktivitäts- und Workflow-Tools benötigt werden, welche zeit- und ortsunabhängig einen schnellen Zugang zu Knowhow bieten
- Vermehrter Druck auf Rechtsabteilungen, kosteneffizienter zu arbeiten und mehr Wert für das Unternehmen zu schaffen
- Steigende globale Regulierungen und Unsicherheiten, die das juristische Arbeitsvolumen erhöhen
- Erhöhtes Inhouse-Arbeitspensum, jedoch ohne Mitarbeiterzuwachs innerhalb der Rechtsabteilung
- Der Bedarf, das interne Customer-Engagement sowie die Dienstleisterauswahl und deren Management zu verbessern
- Ausreifung von Legal Operations und ein Anstieg spezifischer, rechtsbezogener Technologie-Strategien für Inhouse Rechtsabteilungen
- Bedarf für Rechtsabteilungen aufzuweisen, dass sie einen positiven Faktor für das Unternehmen darstellen
All diese Faktoren führen dazu, dass Rechtsabteilungen Matter Management-Lösungen implementieren. So wollen sie ihre Herausforderungen überwinden und den Wert, den sie für ihr Unternehmen schaffen, steigern.
