Was ist legal
matter management?
legal matter management
In der Rechtsbranche ist Ihnen dieser Begriff sicherlich häufig begegnet. Anwälte und Legal Operations-Expert:innen haben es sich zum Ziel gemacht, ihr Matter Management zu optimieren. Softwareanbieter wiederum haben es sich zum Ziel gemacht, die Herausforderungen, die das Legal Matter Management mit sich bringt, zu meistern. Der Umfang dieser Disziplin ist jedoch so groß, dass man leicht aus den Augen verlieren kann, was Matter Management eigentlich ist. Hier möchten wir Klarheit schaffen und erläutern, was Matter Management für uns bedeutet und welche Rolle die Technologie dabei spielt.
DIE KOMPONENTEN EINER LEGAL MATTER
Matter Management gewinnt seit einigen Jahren immer mehr an Popularität – nicht zuletzt durch den Anstieg von Softwareanbietern, die juristische Prozesse vereinfachen wollen. Dabei gibt es das Matter Management jedoch schon viel länger als die Tools selbst.
Unter dem Begriff Matter Management versteht man den Prozess des Verwaltens einer Legal Matter (mit oder ohne Technologie). Aber was bedeutet das im Detail? Um diese Frage zu beantworten, sehen wir uns zuerst die einzelnen Bestandteile einer Legal Matter an.
- Dokumente – Juristische Dokumente beinhalten eine Vielzahl an unterschiedlichen Komponenten, darunter Verträge und Lizenzen sowie E-Mails oder Briefe. Diese gilt es zentral und sicher zu dokumentieren und zu speichern, damit eine effiziente Verwaltung ermöglicht wird.
- Wissen – Rechtsteams bestehen in der Regel aus Expert:innen, die allesamt ein großes Wissen mit sich bringen. Dieses Wissen möchte geteilt werden und genau hier setzt die Matter Management-Lösung an: Sie ermöglicht dem Inhouse-Team zu jeder Zeit den Zugang zu Fachwissen und unterstützt zusätzlich die Übermittlung jeder Legal Matter.
- Kollaboration – An jeder Legal Matter sind viele verschiedene Parteien involviert – sowohl interne, wie die Rechtsabteilung oder das Unternehmen selbst, als auch externe. Für ein effizientes Matter Management ist die nahtlose Kommunikation und Kollaboration zwischen allen Parteien maßgebend.
- Workflow – Während manche Legal Matter komplex sind und ihre Feinheiten haben, sind die meisten Legal Matter eher stereotypisch. In anderen Worten folgen sie einer festgelegten Phasen- und Stufenabfolge, die von den Fakten und Umständen der Matter abhängt.
- Management – Matter sind juristische Projekte und müssen deshalb mit einer hohen Sorgfalt und Aufmerksamkeit verwaltet werden – um eine pünktliche und budget-gerechte Übermittlung zu garantieren.
- Ausgaben – Bei Mattern, in denen externe Anwaltsteams oder andere juristische Dienstleister angewiesen werden, ist das Tracken der Ausgaben im Verhältnis zum Budget ein wesentlicher Bestandteil. Die tatsächlichen Matter-Ausgaben werden dabei hinsichtlich des Budgets gemonitort und der Work-In-Progress (WIP) sowie Rückstellungen oder andere Rechnungsrelevante-Faktoren werden schon vor der eigentlichen Rechnungsstellung eingereicht.
- Reporting – Um eine Legal Matter oder ein Matter-Portfolio richtig zu verwalten, ist der schnelle Zugang zu allen relevanten Informationen entscheidend. Alle Matter-Informationen, wie Status, Risiko oder Ressourceneinsatz sowie aktuelle Ausgaben müssen konsolidiert an einem Ort zur Verfügung stehen und leicht zugänglich sein, um ein effizientes Reporting zu ermöglichen.
Ein effektives Matter Management beinhaltet schlussendlich also die effiziente Koordination, Organisation und Übermittlung aller Hauptkomponenten einer Legal Matter.
MIKRO- VS. MAKRO-MATTER MANAGEMENT
Spricht man von Matter Management, so kann man das auf zwei Ebenen tun – der Mikroebene, bei denen man sich auf eine einzelne Matter konzentriert und der Makroebene, bei der es sich um ein ganzes Portfolio von Mattern handelt.
Die Mikroebene wird meist von Beteiligten betrachtet, die einen Überblick über die Aktivitäten einer bestimmten Matter benötigen und Zugang zu enthaltenen Dokumenten und Fachwissen suchen.
Rechtsabteilungen bearbeiten in der Regel jedoch ständig eine große Anzahl von kontinuierlichen Mattern. Um eine Vielzahl an Mattern gleichzeitig zu bearbeiten, eignet sich ein Blick auf die Makroebene, bei der das gesamte Matter-Portfolio verwaltet und gemonitort wird. Besonders für General Counsel, CLOs und Legal Operations-Leiter:innen eignet sich das Verwalten von Mattern auf Makroebene, da sie einen vollumfänglichen Überblick sowie Reports aus dem Legal Matter-Portfolio benötigen. Es ist also unerlässlich, dass die Matter Management-Lösung auch das Matter Portfolio Management unterstützt.
DER AUFSTIEG DES DIGITALEN MATTER MANAGEMENTS
Bei einem digitalen Matter Management (DMM) werden Technologien zum Verwalten und Übermitteln von Legal Mattern eingesetzt. Es gibt viele verfügbare Softwaretools, die bestimmte Elemente einer Legal Matter verbessern, von der Vertragsaufsetzung und Dokumentenverwaltung bis hin zum Spend Management oder Kollaboration im Unternehmen. Selbst das Verwenden von bereits etablierten Tools wie MS Excel und Dropbox sind Arten eines digitalen Matter Managements, das für viele Rechtsteams gut funktioniert.
Mit den aktuellen Software-Point-Lösungen lassen sich verschiedene Bestandteile einer Legal Matter bereits gut verwalten. Verwendet eine Rechtsabteilung jedoch mehrere solcher Tools, birgt das auch eigene Herausforderungen. So können Integrierungsprobleme, Datensilos oder Ineffizienzen entstehen – verursacht durch den Kontextwechsel der verschiedenen Applikationen. Rechtsabteilungen stehen zudem unter Druck vonseiten ihrer IT-Abteilung, die eine Vereinfachung und Reduktion der Technologie-Infrastruktur anstrebt. Aus diesen Gründen zeichnet sich ein Trend im Matter Management ab: Weg von Point-Solutions und hin zu dedizierten Lösungen, die den kompletten Matter-Lebenszyklus in einem zentralen System optimieren. Aus diesen Gründen setzen Rechtsabteilungen in den letzten Jahren vermehrt auf umfassende Cloud-Plattformen wie Matter.Space von BusyLamp.
WAS SIND DIE TREIBER DES DIGITALEN MATTER MANAGEMENTS?
Immer mehr Rechtsteams legen ihren Fokus auf das Optimieren ihres Matter Managements und setzen dabei auf unterstützende Technologien – als Teil der digitalen Transformation, die jedoch von vielen verschiedenen Faktoren angetrieben wird, wie zum Beispiel:
- Wandel zum Remote-Working, wodurch juristische Produktivitäts- und Workflow-Tools benötigt werden, welche zeit- und ortsunabhängig einen schnellen Zugang zu Knowhow bieten
- Vermehrter Druck auf Rechtsabteilungen, kosteneffizienter zu arbeiten und mehr Wert für das Unternehmen zu schaffen
- Steigende globale Regulierungen und Unsicherheiten, die das juristische Arbeitsvolumen erhöhen
- Erhöhtes Inhouse-Arbeitspensum, jedoch ohne Mitarbeiterzuwachs innerhalb der Rechtsabteilung
- Der Bedarf, das interne Customer-Engagement sowie die Dienstleisterauswahl und deren Management zu verbessern
- Ausreifung von Legal Operations und ein Anstieg spezifischer, rechtsbezogener Technologie-Strategien für Inhouse Rechtsabteilungen
- Bedarf für Rechtsabteilungen aufzuweisen, dass sie einen positiven Faktor für das Unternehmen darstellen
All diese Faktoren führen dazu, dass Rechtsabteilungen Matter Management-Lösungen implementieren. So wollen sie ihre Herausforderungen überwinden und den Wert, den sie für ihr Unternehmen schaffen, steigern.
BUSYLAMP‘S ANSPRUCH AN MATTER MANAGEMENT
Mit Matter.Space – der Matter Management-Lösung von Busylamp – verbessern Rechtsabteilungen auf der ganzen Welt ihre Effizienz, Transparenz und Qualität durch das Zentralisieren von juristischem Know-how, Kollaboration sowie Reporting. Die benutzerfreundliche Lösung gilt als Single-Source-of-Truth und erfüllt die höchsten Datensicherheitsstandards. Matter.Space lässt sich vollumfänglich mit Microsoft integrieren. Dabei passt sich die Lösung ihrer IT-Umgebung an – nutzen Sie unsere REST-API, um individuelle Schnittstellen herzustellen oder verwenden Sie vorgefertigte Plug-ins.
Viele Matter Management-Systeme tendieren dazu, mit komplexen Arbeitsabläufen und Individualisierungen zu Technik-lastig zu werden, was zu einer geringen Benutzerakzeptanz des Tools führt. Um Benutzerakzeptanz und Return-on-Investment (ROI) für die Rechtsabteilung zu steigern, integriert sich Matter.Space in viele bestehende Tools wie die Microsoft-Umgebung. Zudem sichern spezielle Funktionen, wie die intelligente Volltextsuche, eine hohe Benutzerfreundlichkeit und Vereinfachung der schnellen und leichten Informationssuche. Die out-of-the-box Matter Management-Lösung verwendet bewährte Verfahren und Arbeitsabläufe, kann bei Bedarf aber auch individuelle konfiguriert werden. Das Interface ist intuitiv und erfordert nur wenig Schulung.
Für maximale Kollaborations-Vorteile bietet BusyLamp für Kanzleien, die das System verwenden, das gleiche Interface wie für Rechtsabteilungen, so werden auf beiden Seiten gleiche Erfahrung ermöglicht. Die Nutzung des Tools seitens der Kanzleien wird somit gefördert und Rechtsabteilungen können ihre Ziele schneller erreichen.
Das Reporting von Matter.Space ist einfach zu verwenden, mit individuellen Dashboards, die für alle Rollen optimiert werden können – vom Paralegal bis zum General Counsel. Reports lassen sich in einem zuvor definierten Intervall terminieren und per E-Mail automatisiert übermitteln. Sie können aber auch mithilfe des Reporting-Wizards in wenigen Klicks erstellt werden. Überzeugen Sie sich selbst und fordern Sie noch heute eine Demo von Matter.Space an.
