Was ist
Legal Operations?

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Legal Operations

Unter dem Begriff „Legal Operations“ versteht man grundsätzlich die Gesamtheit aller Aufgaben einer Rechtsabteilung, die nicht die Rechtsberatung selbst betreffen. Dazu zählen folgende Disziplinen: Ausgabenmanagement, Effizienz und Produktivität, die Kommunikation einer Rechtsabteilung sowie das Dienstleistermanagement, die verwendeten Technologien, das Changemanagement und die Datenanalyse. Die wohl spezifischste Definition stammt vom Corporate Legal Operations Consortium (CLOC), die den Begriff Legal Operations in 12 Kernkompetenzen aufgliedert, die wiederum in drei unterschiedliche Phasen eingeteilt sind. Eine Übersicht dazu finden Sie hier

FUNKTION UND NUTZEN VON LEGAL OPERATIONS

Typische Aufgaben und Verantwortlichkeiten von Legal Operations umfassen:

+ Definieren und umsetzen von Initiativen, um die eigene Effizienz zu steigern und Prozessabläufe zu optimieren

+ Management des Legal Spends (Transparenz, Kontrolle und Reduzierung), eigener Abteilungsbudgets sowie der Guidelines für externe Rechtsberatung
+ Optimieren der Leistung von beauftragten Kanzleien für ein besseres Preis-Leistungs-Verhältnis
+ Implementieren, Messen und Analysieren von entscheidungsrelevanten Metriken und deren Umsetzung in strategisch sinnvolle Maßnahmen
+ Implementieren von Technologien, die es ermöglichen diese Ziele zu erreichen
+ Funktionsübergreifende Zusammenarbeit, um den Mehrwert der Rechtsabteilung intern zu verdeutlichen und als Business-Unit erfolgreich zu operieren

Eine effektive Umsetzung all dieser Funktionen steigert die Produktivität und verbessert die Rentabilität der Rechtsabteilung. Diese Vorteile ermöglichen dem Inhouse-Team, den eigenen Mehrwert für das Unternehmen zu demonstrieren:

+ Legal Operations unterstützt Rechtsabteilungen beim Setzen von Schwerpunkten für die Abteilung und definiert Bereiche für kurz- und langfristige Verbesserungen.
+Die Einführung von Metriken und KPIs ermöglicht das Messen und Benchmarken der definierten Schwerpunkte.
+ Die Abteilung verfügt über dedizierte personelle Legal Operations-Ressourcen, die nicht durch das eigentliche juristische Geschäft abgelenkt sind. Diese können sich dann auf die Wahrnehmung der Rechtsabteilung und das Stärken ihres Mehrwertes innerhalb des Unternehmens konzentrieren.
+ Stärkere, datengetriebene und transparente Beziehungen zu externen Rechtsdienstleistern, um deren Wert zu maximieren und strategische Partnerschaften mit ihnen aufzubauen.
+ Standardisieren und Automatisieren von sich wiederholenden oder administrativen Aufgaben, wie der Rechnungsprüfung. So bleibt dem Team mehr Zeit für wertvolle und anspruchsvolle juristische Tätigkeiten.
+ Konsequenter Einsatz von Technologien und Prozessen im gesamten Team sowie deren Integration mit Systemen in weiteren Unternehmensbereichen, für ganzheitliche strategische Analysen.
+ Datengesteuerte Personalbesetzung, Matter-Vergabe und andere strategische Entscheidungen werden ermöglicht.

DER AUFSTIEG VON LEGAL OPERATIONS

Der Bereich Legal Operations gewinnt immer mehr an Popularität – dabei ist der Begriff an sich nicht neu. Das CLOC-Institut wurde beispielsweise bereits 2010 in den USA gegründet. In unserem Legal Operations Benchmarking-Report von 2021 gaben zudem 79% aller Befragten an, dass sich ihre Rechtsabteilung bereits mit Legal Operations befasst.

Wieso sind Legal Operations-Funktionen heutzutage wichtiger denn je?

In den Jahren um 1980 konzentrierten sich Inhouse-Jurist:innen noch fast ausschließlich auf die Beratung von Unternehmen im Hinblick auf Risiken und Compliance-Aspekte.. Die Rechtsabteilung als solche war zu dieser Zeit somit ein zusätzlicher Kostenfaktor bei der Geschäftsabwicklung. Im Laufe der Zeit entwickelte sich das Geschäft – es wurde komplexer, stärker reguliert und globaler. Dadurch ist die Nachfrage nach Rechtsdienstleistungen und deren Kosten entsprechend gestiegen. Schnell entwickelte sich innerhalb von Organisationen der Druck, die hier entstandene Komplexität einzudämmen und Kosten zu reduzieren. Infolgedessen gilt es, dass Rechtsabteilung zur heutigen Zeit ihre Budgets ähnlich effizient wie andere Business Units zu verwalten haben. General Counsel stehen in einer immer stärker regulierten Welt zunehmend unter Druck, ihre Rechtskosten zu rechtfertigen und die Effizienz ihrer Abteilung zu verbessern. Mit der Forderung, die Rechtsabteilung „wie eine Business-Unit“ zu managen, entsteht die Notwendigkeit zur Kostenkontrolle und Prozessverbesserung. Eine große Herausforderung für klassische Rechtsteams besteht darin, dass die Fähigkeiten, die für eine effektive Umsetzung erforderlich sind, nicht unbedingt zum Standard-Repertoire eines Juristen gehören. Dies führte zur hohen Nachfrage von Legal Operations-Technologien, -Prozessen und -Personal.

WIE SIE DIE LEGAL-OPERATIONS-FUNKTION BESETZEN SOLLTEN

Es gibt einige Optionen für Rechtsabteilungen, die Aufgaben im Bereich Legal Operations abzudecken: Sie können das bestehende Rechtsteam weiterbilden, kaufmännische Manager:innen aus anderen Bereichen des Unternehmens für die Leitung gewinnen, Berater:innen einsetzen oder erfahrene Legal Operations Manager:innen neu einstellen.

WAS SIE VON LEGAL OPERATIONS MANAGER:INNEN ERWARTEN KÖNNEN

Qualifizierte Legal Operations Manager:innen verfügen über juristische Kenntnisse und kombinieren diese mit einem Verständnis für Ihr Unternehmen und dessen Herausforderungen sowie kaufmännischen Fähigkeiten. Neben den technischen Kenntnissen in den Bereichen Changemanagement, Datenanalyse und Technologie sollten sie in der Lage sein, die anfallenden Tätigkeiten zu steuern und mehrere Stakeholder zu managen. Sie sollten ebenfalls in der Lage dazu sein, eine nachgewiesene Erfolgsbilanz von Transformations-, Effizienz- und Kosteneinsparungsinitiativen vorzuweisen. Jurist:innen, die in diese Rolle wechseln, müssen sich zum Beispiel in den Disziplinen “Daten und Technologie” weiterbilden. Business Manager:innen, die in diese Rolle wechseln, sollten sich über das Steuern von Kanzleien und der Rechtsbranche informieren. Wichtig ist, dass alle erforderlichen Fähigkeiten im gesamten Team vorhanden sind, insbesondere wenn sie ein:e Legal Operations Manager:in nicht selbst vorweisen kann. Teilen Sie das Team nicht in Jurist:innen und Nicht-Jurist:innen auf, sondern lassen Sie das gesamte Team operativ auf gemeinsame Ziele hinarbeiten. Erkennen Sie Qualifikationslücken im Team und versuchen Sie, diese durch die Einstellung zu füllen.

WIE JURISTISCHE ABLÄUFE OHNE DEDIZIERTE LEGAL OPERATIONS MANAGER:INNEN FUNKTIONIEREN

Auch in Teams ohne dedizierte Legal Operations Manager:innen fallen Legal Operations-Aufgaben an. Bei 35% der Befragten im Legal Operations Benchmarking Report von 2021 werden Aufgaben im Bereich Legal Operations von einer oder mehreren Personen wahrgenommen, die nicht ausschließlich für diese Funktion zuständig sind. Stellen Sie in diesem Fall sicher, dass es jemanden im Unternehmen gibt, der die Verantwortlichkeiten im Blick hat – der General Counsel könnte diese Rolle beispielsweise übernehmen. Solange die erforderlichen Legal Operations-Fähigkeiten im Team vorhanden sind und eine Person die Verantwortung übernimmt, kann Ihre Rechtsabteilung die operativen Ziele auch ohne dedizierte Legal Ops Manager:innen erreichen. Dafür kann es erforderlich sein, auch Nicht-Jurist:innen in das Team aufzunehmen, welche die Kenntnisse in Bezug auf Change Management, Technologien, Daten und kaufmännische Aspekte aufweisen. Wir empfehlen Ihnen jedoch, eine dedizierte Person einzustellen, die die juristischen Abläufe leitet. Ohne eine solche Person wird das operative Geschäft erfahrungsgemäß gegenüber externer juristischer Beratung in den Hintergrund treten – insbesondere in Zeiten, in denen viel los ist oder die Ressourcen nicht ausreichen. Engagierte Manager:innen stellen sicher, dass die operativen Ziele den nötigen Fokus und die nötige Aufmerksamkeit erhalten.

EINSATZ VON LEGAL OPERATIONS-SOFTWARE ZUR LEISTUNGSSTEIGERUNG

In der heutigen Geschäftswelt werden Ziele wie Steigerung der Transparenz und Effizienz sowie Datenanalyse durch die Kombination von qualifiziertem Personal und Software erreicht. Legal Operations bilden dabei keine Ausnahme, wie ein Blick auf die weltweit führenden Legal-Operations-Teams beweist. Es gibt nicht eines unter ihnen, welches sich bei der täglichen Arbeit nicht auf eine Legal Operations-Technologie verlässt.

Einige der Vorteile solcher Technologien sind:

+ Das Erstellen von Workflows für sich wiederholende Aufgaben automatisiert manuelle Prozesse und verbessert somit die Produktivität.
+ Echtzeit-Dashboards zum Status von Matter oder Verträgen geben den Beteiligten einen allumfassenden Überblick.
+ Legal eBilling stellt sicher, dass Kanzleien die Billing Guidelines einhalten, was zu monetären Einsparungen führt.
+ Kanzlei-Preise und Leistungen können sichtbar gemacht werden und für einen fairen Vergleich und Verhandlungen herangezogen werden.
+ Knowledgemanagement-Tools erleichtern die Zusammenarbeit, das Suchen und Finden von Informationen und Dokumenten.
+ Konsistente Daten schaffen Reporting- und Analysemöglichkeiten für eine strategische Entscheidungsfindung.

In unserem Legal Operations Benchmarking Report aus dem Jahre 2021 haben wir eine hohe Korrelation zwischen dem Reifegrad von Legal Operations und dem Umfang der eingesetzten Rechtstechnologien festgestellt. Unabhängig davon, ob man die Antworten nach Land, Branche oder Unternehmensgröße vergleicht, ist das Ergebnis dasselbe: Ausgereifte rechtliche Abläufe und der Einsatz von Rechtstechnologie korrelieren miteinander. Der Einsatz von Technologien zur Zielerreichung verspricht großen Erfolg und führt zu fortschrittlicheren Fähigkeiten Ihres juristischen Teams. Aber bedenken Sie: in Digitalisierungsthemen liegen Rechtsabteilungen oftmals zurück. Auch wenn die Vorteile von Legal Operations-Technologien ganz klar auf der Hand liegen, kann die Implementierung herausfordernd sein. Achten Sie bei der Zusammenstellung Ihres Teams deshalb auf die nötigen Change-Management-Erfahrungen und entnehmen Sie unserem Whitepaper “Ein Business Case für legal eBilling” praktische Best Practices.

EINSATZ VON LEGAL OPERATIONS-LÖSUNGEN FÜR EBILLING, LEGAL SPEND & MATTER MANAGEMENT

Häufig werden eBilling, Legal Spend und Matter Management-Lösungen implementiert, mit denen sich ein schneller ROI erzielen lässt. Da viele der Funktionen solcher Lösungen mit direkten Kosteneinsparungen verbunden sind, macht sich die jeweilige Einführung schnell bezahlt. Zwei wesentliche Vorteile dabei sind:

+ Das automatisierte Überprüfen und Durchsetzen von Billing Guidelines deckt häufig Fehler auf, die ansonsten unbemerkt geblieben wären. Dies führt bereits im ersten Jahr der Softwarenutzung zu enormen Einsparungen.
+ Durch den eBilling.Space Work-In-Progress Tracker schaffen Sie beispielsweise Kosteneinsparungen in Echtzeit. So werden Überraschungen bei der Rechnungsstellung vermieden und gleichzeitig eine genaue Budgetierung während der gesamten Projektlaufzeit ermöglicht.

Darüber hinaus bieten Matter- und Spendmanagement-Lösungen viele Vorteile in Bezug auf Effizienz und Kollaboration, wie z.B:

+ Die Rechnungsverarbeitung wird automatisiert, wodurch manuelle Fehler vermieden werden können. Der Prozess wird beschleunigt und den Anwält:innen wird mehr Zeit für wertvolle juristische Tätigkeiten geschaffen.
+ Reports und Dashboards können sowohl automatisch generiert als auch individuell erstellt werden, indem eine zentralisierte Datenbank mit Informationen zu Matter und Ausgaben verwendet wird. Informationen müssen nicht mehr unter hohem Zeitaufwand aus verschiedenen On- und Offline-Datenquellen zusammenzugestellt werden. Zusätzlich zur Zeitersparnis, verbessert sich so auch die Transparenz der tatsächlichen und anstehenden Ausgaben und Matter, die mit einem hohen Risiko behaftet sind, werden gekennzeichnet.
+ Zentralisierte Matter und Dokumente verbessern die Zusammenarbeit, sowohl intern als auch extern mit Kanzleien und ermöglichen gleichzeitig faktenbasierte Verhandlungen und Reviews.
+ Die durch die Technologie generierten Daten können analysiert und für strategische Entscheidungen genutzt werden, um die rechtlichen Abläufe und den Wert der Rechtsabteilung für das Unternehmen weiter zu verbessern.