Wie Rechtsabteilungen und Kanzleien von RFP profitieren

Eine Angebotsanfrage (Request for Proposal, RFP) ist ein leistungsstarkes Tool für Rechtsabteilungen, um ihre Arbeit zu rationalisieren und die wachsende Nachfrage in Unternehmen nach mehr Leistung für weniger Geld zu erfüllen. In unserem Blog „Was ist ein Request for Proposal?“ haben wir Ihnen einige wichtige Funktionen eines solchen RFP-Tools vorgestellt und zusammengefasst, welche Informationen typischerweise in einem RFP enthalten sind. Wenn der Begriff RFP für Sie neu ist, lesen Sie gerne zuerst diesen Blog. In dem vorliegenden Blog stellen wir Ihnen zunächst die zahlreichen Vorteile vor, die intelligente RFP-Tools für interne Rechtsteams (und deren Kanzleien) bieten.

 

 

DIE VORTEILE EINES RFP-FEATURES FÜR RECHTSABTEILUNGEN:

Traditionell antworten Kanzleien auf eine juristische Angebotsanfrage in unterschiedlicher Form – per E-Mail, in einem schriftlichen Dokument oder sogar per Telefonanruf. Aus Sicht des Kunden hat dies natürlich mehrere Nachteile. So gestaltet es sich schwierig, die verschiedenen Angebote zu prüfen und den besten Anbieter für die Dienstleistung zu ermitteln. Mit einer RFP-Funktionalität wie in eBilling.Space kann der Kunde die Angebote aller Kanzleien gemeinsam einsehen, das Tool dient also als „Single-Source-of-Truth“. Außerdem kann das Inhouse-Team die verschiedenen Angebote visuell darstellen, sodass die jeweiligen benötigten Ressourcen auf einen Blick erfasst werden können. Das Vergleichen und Überprüfen der einzelnen Angebote wird stark vereinfacht, wenn direkt ersichtlich wird, wie beispielsweise die Aufteilung von Partnern und Associates, die Sätze und Stunden für Timekeeper, der durchschnittliche Stundensatz oder die geschätzten Gesamtkosten und der Timeframe für die Bearbeitung des Projekts, ausfällt. Zudem kann die Kanzlei bei Bedarf eine alternative Gebührenregelung vorschlagen, wie die Erledigung der Arbeit zu einem festen oder gedeckelten Honorar.

 

Unter Risikogesichtspunkten ist es von entscheidender Bedeutung, dass der Kunde durch den Einsatz einer speziell entwickelten RFP-Anwendung auch einen Audit-Pfad des Prozesses sehen kann. Dieser Punkt ist wichtig, da der Kunde durch den Einsatz von Beschaffungs-Software nachweisen kann, dass eine unparteiische und gerechte Entscheidung getroffen wurde. Dieser Nachweis kann als Rechtfertigung der Entscheidung herangezogen werden – was als wichtige Sicherheit für alle am Angebots-/Beschaffungsprozess-Beteiligten dient.

 

Abschließend lohnt sich der Blick auf einige unerwartete Vorteile, die sich ergeben haben, nachdem die Kanzleien die Technologie eine Zeit lang eingesetzt haben und die bei der ursprünglichen Einführung von RFPs möglicherweise nicht absehbar waren. So ermöglichen RFPs es den Rechtsabteilungen, die Ergebnisse ihrer Verhandlungen mit ihren Kanzleien zu quantifizieren und diese damit sichtbar zu machen. Sie können beispielsweise den Zeitaufwand ihrer Timekeeper während des Ausschreibungsverfahrens reduzieren und die Einsparungen später in ihren Reports ausweisen. Der Kunde kann diejenigen Kanzleien monitoren, die in ihren Angeboten – aus welchen Gründen auch immer – durchweg zu wenig oder zu viel bieten, und sogar die Gründe dafür erkennen. So wird zum Beispiel ersichtlich, ob der Kunde genügend Zeit für die ordnungsgemäße Vorbereitung der Antwort einräumt oder ob die Kanzlei nicht über die notwendigen Ressourcen verfügt, um ein überzeugendes und detailliertes Angebot vorzulegen. Der Kunde kann auch nützliche Daten für jede Anwaltskanzlei sammeln, die bei Verhandlungen von unschätzbarem Wert sind und ein vernünftiges Gespräch mit den Kanzleien auf der Grundlage realer Daten ermöglichen.

 

Wie bereits erwähnt, bedeutet der Einsatz von RFP-Technologie, dass der Kunde alle Angebotsinformationen an einem sicheren Ort aufbewahren, alle früheren Angebote speichern und die Leistungen der Kanzleien durch einen Vergleich der tatsächlichen Kosten mit den Schätzungen prüfen kann. Außerdem ermöglicht die Technologie den Inhouse-Anwälten, Dokumente mit den Kanzleien auf sichere und kontrollierte Weise auszutauschen, und unterstützt den Kunden beim Aufbau eines zentralen Wissensspeichers für die Preisgestaltung. Fordern Sie noch heute eine Demo von BusyLamp’s Legal Spend Management Lösung eBilling.Space an und überzeugen Sie sich von unserer RFP-Funktionalität.

 

 

DIE VORTEILE FÜR KANZLEIEN:

Wir konnten bereits feststellen, dass die RFP-Funktion viele Vorteile für Kunden hat, doch auch Kanzleien profitieren von einem RFP-Prozess.

 

Dank unserer langjährigen Erfahrung und der engen Zusammenarbeit mit unseren Kunden und Kanzleien haben wir interessante Rückmeldungen von den Nutzern unseres RFP-Prozesses in eBilling.Space erhalten. In der Praxis begrüßen Kanzleien die Einführung dieser Technologie. Eine gut strukturierte Ausschreibung stellt ihnen geleitete Fragen, gibt klare Anweisungen zur Beantwortung, ist auf die Art des Projektes, für die ein Angebot eingeholt wird, zugeschnitten und stellt einen fairen und unparteiischen Prozess dar.

 

Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass die Kanzleien langfristig auf alle früheren Angebote oder Antworten auf Anfragen des Kunden zugreifen können. Sie können sehen, welche Arbeiten sie angeboten und angenommen haben und welche Arbeiten durchgeführt wurden. Außerdem haben sie Aufzeichnungen über die angebotenen Sätze und die voraussichtliche Zusammensetzung der an der Arbeit beteiligten Anwälte und kennen aus ihren eigenen Aufzeichnungen die tatsächlichen Kosten, die erfasste Zeit, die in Rechnung gestellten Gebühren und die Rentabilität der Arbeit. Ein Teil der Datenvalidierung im Rahmen der Ausschreibungen besteht übrigens darin, dass inkorrekte Sätze während des Prozesses angezeigt werden.

 

Ein weiterer Pluspunkt der RFP-Funktion unserer Software ist, dass Kunden Kanzleien in den Ausschreibungsprozess einbeziehen können, auch wenn sie noch nicht für die elektronische Rechnungsstellung freigeschaltet sind. Diesen Kanzleien kann ein eingeschränkter Zugang zum eBilling.Space-System gewährt werden, um auf eine Ausschreibung zu antworten, die natürlich, wenn sie erfolgreich ist, letztendlich dazu führt, dass die Kanzlei Zugang zum vollständigen eBilling-System bekommt.

 

 

HERAUSFORDERUNGEN UND LESSONS LEARNED:

Die Anwendung von RFPs in der Praxis hat sowohl für Kanzleien als auch für Kunden einige Herausforderungen mit sich gebracht und es ist die Aufgabe des Softwareanbieters, diese Herausforderungen zu meistern.

 

Wir haben festgestellt, dass die Termine für das Ende des Ausschreibungsprozesses für jede Matter flexibel gehandhabt werden müssen. Deshalb können die Kanzleien im Rahmen von eBilling.Space nach dem ursprünglichen Enddatum erneut Vorschläge einreichen, entweder um weitere Verhandlungen zu ermöglichen oder damit die Parteien weitere Informationen zur Verdeutlichung hinzufügen können. Der Kunde kann auch alle Änderungen an den Kostenvoranschlägen einsehen, und die Anwaltskanzleien können diese bis zu einem vereinbarten Zeitpunkt erneut ändern, um andere Sätze oder Stunden zu veranschlagen, oder um die Ergebnisse von Nachverhandlungen zu dokumentieren.

 

Einige Kunden empfanden die Verwendung eines RFP-Prozesses in der Vergangenheit als doppelten Aufwand. So kann es sein, dass ein Kunde seine Mandate zunächst in seinem eigenen Matter Management-System und nicht im eBilling-System einrichtete und sie daher für RFP-Zwecke erneut erfassen musste. Deshalb gibt es nun eine Integration zwischen dem Matter-Management-System des Kunden, wie z.B. Matter.Space, und dem RFP-Prozess innerhalb des eBilling-Systems, sodass die Informationen nun nur einmal eingegeben werden müssen. Die eBilling.Space-Lösung ermöglicht es den Anwendern, bei der Annahme einer Ausschreibung automatisch eine Matter anzulegen, wodurch die doppelte Dateneingabe und mögliche Fehler vermieden werden.

 

FAZIT

Der RFP-Prozess schließt den Lebenszyklus der juristischen Beschaffungs- und Spend Management-Funktion ab. Auf der Kundenseite bringen moderne Legal Spend Management-Lösungen wie eBilling.Space von BusyLamp viel mehr als nur die elektronische Rechnungsstellung in der Zusammenarbeit mit den Kanzleien mit. Wie wir festgestellt haben, kann ein Inhouse-Rechtsteam auf die gesamte End-to-End Spend Management-Funktion zugreifen – einschließlich RFPs, der Anbieterauswahl, der Beauftragung externer Anwälte, der WIP-Kontrolle, der Genehmigung von Rechnungsentwürfen und -abschlüssen sowie der Datenanalyse und des Reportings. Heutzutage hat das Inhouse-Rechtsteam auch Zugang zu einer breiten Palette anderer Legal-Tech-Lösungen, darunter ein Matter-Management-System (wie Matter.Space) sowie weitere Anwendungen wie Contract Lifecycle Management, Legal Holds, Dokumentenautomatisierung und -erstellung, Vertragsprüfung und eine voll funktionsfähige Reporting-/Analysesuite.

VIELEN DANK AN

Bryan King
Independent Legal e-billing Consultant

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