Wie Sie die richtige Software zur Erreichung Ihrer Legal Operations Ziele auswählen

In der heutigen Geschäftswelt werden universelle Ziele wie Transparenz- und Effizienzsteigerung sowie die Datenanalyse durch die Kombination von qualifiziertem Personal und Software erreicht. Legal Operations bilden da keine Ausnahme, wie ein Blick auf die weltweit führenden Legal Operations-Teams beweist: Es gibt kein einziges unter ihnen, welches nicht auf maßgeschneiderte Legal Ops Tools zurückgreift.

 

In unserem Legal Operations Benchmarking Report 2019 haben wir eine hohe Korrelation zwischen dem Reifegrad der Legal Operations und der Bandbreite der eingesetzten Rechtstechnologien festgestellt. Unabhängig davon, ob man die Ergebnisse nach Land, Branche oder Unternehmensgröße vergleicht, ist das Resultat dasselbe: Ausgereifte Legal Operations und der Einsatz von Legal Tech korrelieren. Setzt man Technologie also zum Erreichen der Ziele ein, so maximiert sich der Erfolg, was zu wachsenden Rechtsabteilungen sowie fortschrittlicheren Fähigkeiten und Zielen führt.

 

GESCHÄFTSPRIORITÄTEN IM BEREICH LEGAL OPERATIONS

Im BusyLamp Legal Operations Benchmarking Report 2019 wurden durchgängig vier Prioritäten genannt:

 

  1. Reduzierung der externen Rechtsausgaben
  2. Automatisierung und Rationalisierung von manuellen Prozessen
  3. Verbesserung der Priorisierung der juristischen Arbeit
  4. Steigerung der Qualität der Rechtsberatung

 

Übergeordnet lässt sich eine zusätzliche Priorisierung in der Evaluierung und Einführung von Rechtstechnologie erkennen. Dieses Ziel untermauert alle anderen Prioritäten der Rechtsabteilung. Durch Legal Tech werden verschiedene Ziele erreicht – das zeigen nicht zuletzt auch die Leiter:innen von Rechtsabteilungen, welche bereits Technologie zur Leistungssteigerung einsetzen.

 

Legal operations priorities

WIE LEGAL OPERATIONS-FÜHRUNGSKRÄFTE TECHNOLOGIE EINSETZEN, UM IHRE ZIELE ZU ERREICHEN

Erfahrene Legal Operations-Teams setzen bereits Technologie ein. Kleinere, weniger erprobte Teams benötigen jedoch ebenfalls Software-Tools, um ihre Leistung zu verbessern. Einige der Vorteile, die Legal Tech bietet, sind:

  • Legal eBilling stellt sicher, dass Kanzleien Ihre Billing Guidelines einhalten, was zu monetären Einsparungen führt.
  • Workflows automatisieren sich wiederholende, manuelle Prozesse. Das spart nicht nur Zeit, sondern kann auch manuelle Fehler reduzieren und den Anwält:innen mehr Zeit für hochwertige juristische Arbeit verschaffen.
  • Echtzeit-Dashboards zum Status von Matter oder Verträgen geben allen Beteiligten einen Überblick.
  • Preise und Leistungen von Kanzleien können für transparente und faire Verhandlungen verglichen werden.
  • Wissens- und Dokumentenmanagement-Tools erleichtern die Zusammenarbeit sowie das Suchen und Finden von Informationen und Dokumenten.
  • Konsistente Daten schaffen Reports und Analysemöglichkeiten für die Entscheidungsfindung.

 

DIE AUF IHRE BEDÜRFNISSE ZUGESCHNITTENE SOFTWARE AUSWÄHLEN

Häufig lassen sich Rechtsteams von den Funktionen der Software blenden und kaufen deshalb am Ende Technologien, die sie eigentlich nicht benötigen und somit auch nicht nutzen werden. So werden nicht nur Investitionen verschwendet, sondern es wird auch eine Skepsis, die sich auch auf zukünftige Projekte auswirkt, gefördert. Einige Teams benötigen vielleicht mehr als eine hochgradig angepasste Lösung mit verschiedenen Integrationen; andere brauchen ein einfaches, sofort einsatzbereites Tool, um wichtige Prozesse zu automatisieren. Bevor Sie mit einem Anbieter sprechen, müssen Sie sich über ihre Herausforderungen und Ziele bewusstwerden und Ihre aktuellen Prozesse und Arbeitsabläufe dokumentieren. Gute Anbieter werden nicht versuchen, Sie zum Kauf von überflüssigen Features zu drängen, sondern gemeinsam mit Ihnen den maximalen Wert für Ihre Rechtsabteilung generieren. In unserer dreiteiligen Blogserie „Implementieren eines erfolgreichen Technologieprojekts“ behandeln wir das Thema ausführlicher. Als Überblick dienen aber die folgenden 9 Schritte als Teil von juristischen Technologieprojekten.

 

  1. Identifizieren Sie Ihre wichtigsten Herausforderungen, Bedürfnisse und Anforderungen.
  2. Benennen Sie das Projektteam sowie die zukünftigen Benutzer:innen und Stakeholder, bedenken Sie dabei auch andere Abteilungen.
  3. Dokumentieren Sie Ihre aktuellen Mitarbeiter:innen, Prozesse und Technologien für die Herausforderungen, denen Sie gegenüberstehen. Überlegen Sie was Ihre Prioritäten sind; Wie sehen ideale, akzeptable oder inakzeptable Ergebnisse aus?
  4. Anbieter oder Berater:innen können Ihnen helfen, dies im weiteren Verlauf zu verfeinern.
  5. Recherchieren Sie über den Markt, mögliche Lösungen, Anbieter und Berater:innen. Erwägen Sie „Build-or-Buy“-Optionen.
  6. Erst jetzt sollten Sie mit Anbietern Kontakt aufnehmen. Wenn das zu früh geschieht, werden Sie von all den potenziellen Verbesserungsmöglichkeiten überwältigt und verlieren den Fokus auf das, was für Ihr Unternehmen im Moment am wichtigsten ist.
  7. Erstellen Sie einen Business Case, inklusive Berechnung des ROIs. Downloaden Sie dafür unsere Case Study „Ein Business Case für legal eBilling“.
  8. Berücksichtigen Sie die Auswirkungen von Changemanagement, Stakeholder-Management und Unternehmenskultur und planen Sie diese ein.
  9. Wählen Sie die richtige Lösung für Ihr Team!

 

DATENGESTEUERTE ENTSCHEIDUNGSFINDUNG

Mit der Einführung von Rechtstechnologie lassen sich „Quick-Wins“ bei den oben genannten Kosten- und Effizienzzielen realisieren. Erfahrene Rechtsabteilungen können mehrere juristische Technologie-Tools integrieren. Das schafft zentralisierte, konsistente Daten, die wiederum fortschrittliche Datenanalysen über mehrere juristische Praxisbereiche und Arbeitsarten hinweg ermöglichen. Dank ihrer Datenanalysefähigkeiten können ausgereifte Rechtsabteilungen anspruchsvollere Herausforderungen angehen. So werden datengetriebene und strategische Entscheidungen in Bezug auf die Personalbesetzung der Abteilung, das Resourcing von Matter, das Risikomanagement, Verhandlungen, Gremienprüfungen und mehr ermöglicht. Bereits mit Ihrem ersten Legal Technology-Projekt haben Sie begonnen, Daten zu generieren, die Ihre Kosten- und Effizienzeinsparungen fördern und die Rechtsabteilung als strategischen, wertschöpfenden Faktor für das Unternehmen positionieren.

 

 

Aus dem englischen Original-Blog übersetzt.

Antoni Chrysostomou
Director Global Partnerships

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